学院会议室(接待室)是学院举行会议、接待宾客、举办各种活动的重要场所。为保证学院会务、对外接待及重要活动的正常开展,提高会议室(接待室)的使用效率,制定本办法。
1.学院会议室(接待室)原则上只供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学院各部门和单位确有需要使用学院会议室(接待室),需向办公室申请,并填写使用申请单,经同意后,方可使用。
2.凡列入学院一周工作安排上使用的会议室(接待室),必须确保其正常使用,不得发生临时挤占等影响其使用的情况。
3.学院会议室(接待室)实行预约制度。学院各部门和单位确需使用会议室(接待室),一般应提前 3 天向办公室提出申请,以便合理安排使用。若各部门和单位预定的会议室(接待室)与学院临时性重要会议或活动发生冲突,应首先保证学院会议或活动正常进行。
4.学院相关部门和单位使用学院会议室(接待室),应严格遵守会议室(接待室)使用管理要求,保证室内财产完好无损和清洁卫生工作。会议结束后,使用部门应向办公室办理交接手续。对于不按规定要求使用会议室(接待室)的部门和单位,办公室有权提出批评,并要求整改。
5.会议室(接待室)使用部门要爱护室内设施和物品,节约使用纸杯、茶叶等公共用品,节约用电,并注意室内环境卫生。会议结束后,应清理废弃纸张、一次性茶杯等物品,并及时关闭空调、投影仪、电器和灯具。任何人员不得随意移动或损坏室内家具、物品,不得随地吐痰和乱扔杂物等。
6.办公室应安排专人负责对学院会议室(接待室)管理,经常检查室内设施、设备完好情况,做好防火防盗工作,确保财产安全完整。同时要督促保洁等服务人员做好会议茶水供应、室内清洁卫生等工作。
7.负责会议室(接待室)保洁等服务人员,应严格服从管理,认真做好室内保洁工作。同时,要按照学院会议室(接待室)使用安排及会议室的管理要求,及时做好茶水供应及室内环境卫生工作。会议或接待结束后,应及时对会议室(接待室)进行整理、打扫,并关闭空调、电器和灯具。
8.本规定由学院办公室负责解释,自颁布之日起执行。
附:1.会议室使用申请表
2.会议室使用情况登记表