学院会议室（接待室）是学院举行会议、接待宾客、举办各种活动的重要场所。为保证学院会务、对外接待及重要活动的正常开展，提高会议室（接待室）的使用效率，制定本办法。
1．学院会议室（接待室）原则上只供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学院各部门和单位确有需要使用学院会议室（接待室），需向办公室申请，并填写使用申请单，经同意后，方可使用。
2．凡列入学院一周工作安排上使用的会议室（接待室），必须确保其正常使用，不得发生临时挤占等影响其使用的情况。
3．学院会议室（接待室）实行预约制度。学院各部门和单位确需使用会议室（接待室），一般应提前 3 天向办公室提出申请，以便合理安排使用。若各部门和单位预定的会议室（接待室）与学院临时性重要会议或活动发生冲突，应首先保证学院会议或活动正常进行。
4．学院相关部门和单位使用学院会议室（接待室），应严格遵守会议室（接待室）使用管理要求，保证室内财产完好无损和清洁卫生工作。会议结束后，使用部门应向办公室办理交接手续。对于不按规定要求使用会议室（接待室）的部门和单位，办公室有权提出批评，并要求整改。
5．会议室（接待室）使用部门要爱护室内设施和物品，节约使用纸杯、茶叶等公共用品，节约用电，并注意室内环境卫生。会议结束后，应清理废弃纸张、一次性茶杯等物品，并及时关闭空调、投影仪、电器和灯具。任何人员不得随意移动或损坏室内家具、物品，不得随地吐痰和乱扔杂物等。
6．办公室应安排专人负责对学院会议室（接待室）管理，经常检查室内设施、设备完好情况，做好防火防盗工作，确保财产安全完整。同时要督促保洁等服务人员做好会议茶水供应、室内清洁卫生等工作。
7．负责会议室（接待室）保洁等服务人员，应严格服从管理，认真做好室内保洁工作。同时，要按照学院会议室（接待室）使用安排及会议室的管理要求，及时做好茶水供应及室内环境卫生工作。会议或接待结束后，应及时对会议室（接待室）进行整理、打扫，并关闭空调、电器和灯具。
8．本规定由学院办公室负责解释，自颁布之日起执行。
附：1.会议室使用申请表
2.会议室使用情况登记表
