各处室、系部（分院、电大），各直属机构：
为加强学院档案的制度化、规范化、信息化建设，确保学院档案材料的完整、准确、系统。现就2011年度档案归档和移交工作有关事项通知如下：
一、归档范围
1
、2011年度本部门形成的具有保存价值的各类纸质、电子、图表、声像、实物等材料，具体归档范围可参照学院档案信息网站业务指导栏中的《高等学校各类档案归档范围和保管期限表》。
2
、2002年建院以来应归档而未及时归档的档案材料。
二、归档要求
1
、要按照巢湖职业技术学院兼职档案人员归档流程的要求，对归档的档案材料进行系统整理、电子著录、确保完整，并认真填写《巢湖职业技术学院档案材料移交登记表》。
2
、归档的材料应为原件，复印件不可归档。
3
、纸质档案材料的电子版需同时移交。
4
、要高度重视，严格执行档案移交制度，部门负责人要认真把好归档资料的审核关，确定专人负责，按时完成年度归档工作。
三、归档时间：
1
、党政部门和能按年度归档的部门应在3月底前归档。
2
、教学部门和能按教学年度归档的部门应在9月底前归档。
3
、财会部门及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由所在单位的财会部门保管一年，期满后，于次年的4月底前归档（待审计完毕）。
4
、科研、基建档案在项目完成并通过鉴定、验收后的两个月内归档。
二
〇
一二年三月一日
